Datenschutzerklärung — Secure Chat (chat.vlm-sec.de)

Stand: 17.09.2026

§ 1 Gegenstand

Dieser Dienst (chat.vlm-sec.de) ist ein verschlüsselter Chat- und Videotelefonie-Dienst auf Basis der quelloffenen Matrix-Software Synapse, betrieben als Eigeninstanz auf eigenen Servern (Hosting in Deutschland). Diese Datenverarbeitung gilt für alle Nutzer des Dienstes, insbesondere für intern sowie mit Vertragspartnern verbundene Personen (B2B).

§ 2 Personenbezogene Daten und Zwecke

• Kontodaten: Benutzerkennung (Bsp. @user:chat.vlm-sec.de), Inhaber-Sitzungs- und Verschlüsselungsschlüssel. § 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO zur Bereitstellung des Dienstes.
• Profilangaben: Anzeigename und optionales Profilbild. § 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Kommunikationsinhalte: Text-, Datei- und Sprachnachrichten sowie Video-Aufzeichnungen des LiveKit-Dienstes. Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt (E2EE) und für den Betreiber grundsätzlich nicht lesbar. § 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Technische Daten: IP-Adresse, Uhrzeit, angeforderte Ressource (Server-Protokolle), Konfigurations- und Ereignis-Metadaten. § 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit, Missbrauchsabwehr). Server-Protokolle werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht.

§ 3 Speicherdauer / Löschung

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist (§ 17 DSGVO Datenminimierung):

• Server-Protokolle (Logs): bis zu 90 Tage.
• Chat-Nachrichten und Medien: automatische Löschung (Aufbewahrungsgrenze 1 bis 2 Jahre, einstellbar je Raum) taggleich per eingebautem Datenpflege-Job.
• Nicht mehr benötigte Konten werden auf Verlangen gelöscht (§ 17 DSGVO, Art. 17 DSGVO).

§ 4 Weitergabe an Dritte, internationale Übermittlung

• Föderation (Dezentral-Austausch) erfolgt ausschließlich zu Homeservern, die auf der vom Betreiber gepflegten Whitelist eingetragen sind; keine freie/offene Kommunikation mit fremden Matrix-Servern. Details sind nicht öffentlich einsehbar.
• Ein externer Identity-Server wird nicht eingesetzt — es findet keine Auflösung von Telefon-/Mail-IDs über Dritte statt.
• Eine Übermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU/EWR) findet nicht statt (§ 44 DSGVO).
• Technische Wartung erfolgt ausschließlich durch die verantwortliche Stelle bzw. vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter in der EU/Deutschland.

§ 5 Sicherheit

Der Zugriff erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Kommunikationsinhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein (Firewalling, aktuelle Sicherheitsupdates, Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Datensicherung, regelmäßige Wiederherstellungstests).

§ 6 Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (Art. 15–21 DSGVO) das Recht auf: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Bei Einwilligungen können Sie diese jederzeit formlos widerrufen.

Anfragen an: Hilmer Consulting GmbH, Baumschule Spielberg 1, 82281 Egenhofen, E-Mail: info@hilmerconsulting.de.

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht).

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